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Gestion des ASC : comment le CSE peut se prémunir d’un risque URSSAF ?

Par Agnès Redon | Le | Budgets

La gestion des comptes des CSE s’étant professionnalisée et les contrôles s’intensifiant, il est important d'être au fait des bonnes et mauvaises pratiques.
Lors d’une conférence au salon Solutions CSE du 21 septembre 2022, les experts du Groupe Legrand ont donné leurs recommandations pour se prémunir contre un risque de redressement URSSAF.

Gestion des ASC : comment le CSE peut se prémunir d’un risque URSSAF ?
Gestion des ASC : comment le CSE peut se prémunir d’un risque URSSAF ?

Tout d’abord, dans un souci de clarté, il est important de formaliser par écrit les règles d’attribution.

En effet, le CSE doit démontrer que les critères d’attribution des prestations existent, qu’ils sont applicables et portés à la connaissance des salariés.

Définir pour chaque prestation la nature des justificatifs à produire

Le but est de justifier de la situation familiale et/ou financière :

  • Quotient familial ;
  • Copie de livret de famille ;
  • Extrait d’acte de naissance ;
  • Certificat de mariage, de Pacs ou de concubinage, etc.

La collecte des informations et des justificatifs doit être proportionnée par rapport aux prestations ASC pour respecter le RGPD.

Assurer la tenue de la comptabilité

Le CSE doit être en mesure de fournir une comptabilité bien tenue, une liste des bénéficiaires faisant ressortir, pour chaque salarié :

  • Les différents avantages octroyés ;
  • Un catalogue des activités du CSE ;
  • L’ensemble des factures ;
  • Les justificatifs fournis par les salariés.

Une comptabilité insuffisante ou inexacte peut aboutir à une taxation forfaitaire, en cas de contrôle par l’URSSAF.

En cas de doute, demander un rescrit social

Les CSE peuvent, pour se protéger, demander un rescrit social.

Le rescrit social est un dispositif qui permet à tout cotisant de solliciter son URSSAF via internet ou par écrit postal. Il s’agit d’obtenir pour une situation précise une décision explicite sur l’application de la réglementation.

Le rescrit social permet de :

  • Sécuriser une situation ;
  • D’éviter de rester dans l’incertitude quant à la juste application des dispositions du Code de la Sécurité sociale ;
  • D’obtenir une réponse écrite qui engage l’URSSAF pour l’avenir.

Par exemple, si l’URSSAF a répondu « C’est exonéré de cotisations dans telles conditions », il ne pourra pas y avoir de redressement.

Dans la demande, qui doit en fait être adressée à l’URSSAF par l’employeur, il faudra notamment indiquer la nature et le montant de l’avantage et les critères de modulation.

L’URSSAF dispose d’un délai de 3 mois pour notifier sa décision. L’absence de réponse dans ce délai lui interdit de procéder au redressement pour la période comprise entre la date d’expiration du délai de réponse et la notification de la réponse explicite.

Aucun redressement ne peut être opéré sur le point précis qui a fait l’objet de la demande jusqu’à ce que l’organisme rende une décision explicite. Ainsi, si la demande portait sur l’application d’une exonération ou d’une pratique, que le demandeur n’a pas attendu la réponse de l’URSSAF pour la mettre en œuvre, et que la réponse apportée est négative, la période de retard de l’URSSAF ne peut pas faire l’objet d’un redressement.

Le redressement ne pourra porter que sur la période d’instruction de trois mois, et sur celle postérieure à la décision prise par l’organisme.

En cas de doutes, il est préférable d’interroger l’URSSAF, plutôt que de poursuivre des pratiques susceptibles de faire l’objet d’un redressement par la suite. Aussi, et dans l’hypothèse ou l’employeur ou le CSE ferait l’objet d’un contrôle sur place, la décision préalablement rendue par l’URSSAF dans le cadre d’un rescrit social serait opposable si le redressement envisagé venait en contradiction avec ladite décision.

Se préparer pour finaliser la clôture de vos comptes 

Pour faciliter votre clôture 2022, les préconisations sont les suivantes :

  • Veillez à établir un inventaire des biens acquis par le CSE, même antérieurement à 2022 et toujours en service, au 31 décembre 2022 (ordinateurs, logiciels, mobiliers,..) ;
  • Préparez aussi un inventaire matérialisé de vos stocks et de vos caisses au 31 décembre ;
  • Pensez également à établir une liste des en-cours (contrats 2022 ou antérieurs courants sur 2022,dépenses 2022 réglées en 2022, participations 2023 reçues en 2022, prêts en cours .. ) au 31 décembre 2022 et les opérations à cheval sur 2 exercices ;
  • Listez l’ensemble des activités 2022 pour lesquelles vous aviez payé des acomptes et qui n’ont pu se concrétiser compte tenu du contexte.

Si vous êtes accompagné d’un expert-comptable, le fait de les avoir isolés sera plus simple pour lui, et dans le cas contraire, ce seront des montants à reporter sur 2022 en charges constatées d’avance à fin 2022. En effet, ces acomptes se rapporteront bien à des activités 2023.

Songez à recenser tous les éléments nécessaires à l’établissement de votre rapport de gestion 2022, notamment l’ensemble de vos PV de réunion de CSE 2022.

Conseils pratiques : la dématérialisation 

Pour l’ensemble des justificatifs comptables 2022, c’est le moment de songer à une organisation comptable dématérialisée. En effet, il est utile de s'équiper d’un scanner et à scanner régulièrement vos factures, relevés bancaires et contrats.

Certains CSE sont équipés de logiciels de gestion adaptés aux CSE et ceux-ci permettent généralement d’y insérer tous ces documents.

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