Aurélien Hinard (Secafi) : « Anticiper le risque Urssaf passe par la formation des élus »

Comment anticiper au mieux le risque Urssaf  ?

Tous les contrôleurs n’ont pas forcément les mêmes pratiques.

Il faut tout d’abord acquérir les connaissances en la matière, notamment par le biais de formations sur le risque Urssaf. Par ailleurs, il est nécessaire d’avoir un regard sur le passé comptable par un tiers.

Lors d’un nouveau mandat, les élus ne sont pas toujours à l’aise sur ce sujet. Les modalités relatives à la gestion des activités sociales et culturelles (ASC) sont souvent répétées sans que les élus ne se posent trop de questions.

Or, un futur contrôleur Urssaf pourrait mettre en lumière des problèmes qui n’ont jamais été soulevés auparavant. En effet, tous les contrôleurs n’ont pas forcément les mêmes pratiques ni la même lecture des circulaires ou les mêmes dimensions d’intervention sur lesquelles ils s’appuient pour effectuer leur contrôle.

De votre point de vue, quelles sont les erreurs les plus communes à éviter ?

Les élus peuvent donc s’engager dans des activités présentant des risques élevés.

J’ai observé que les élus ont tendance à accorder leur confiance à des prestataires qui les sollicitent beaucoup. Avant même de considérer le risque Urssaf, les prestataires assurent à tort de la possibilité de prise en charge de dépenses sur le budget de fonctionnement, pourtant contraires aux attributions du budget économique et professionnel.

Sur l’aspect Urssaf, certaines plateformes de billetterie proposent en plus une gamme d’offres qui n’est pas nécessairement restreinte à de l’ASC, rendant l’achat potentiellement soumis à cotisations sociales. En raison d’une méconnaissance, les élus peuvent donc s’engager dans des activités présentant des risques élevés.

Par ailleurs, de nombreux nouveaux acteurs apparaissent sur le marché des CSE. Là encore, l’argumentaire commercial est bien rôdé, l’utilisation possible des cartes semble en lien avec de l’ASC.

Cependant, les prestataires assurent que les preuves de règlement justifient des achats, or ne nous y trompons pas, le CSE reste tenu de fournir les justificatifs nécessaires lors d’un contrôle, tels que les factures des bénéficiaires justifiant de leurs achats.

Certaines sociétés de cartes-cadeaux dématérialisées donnent une liste de dépenses ASC sans preuve d’achat en guise de justificatif. Or, pour avoir une comptabilité conforme, les CSE doivent s’assurer auprès de leurs bénéficiaires qu’ils sont en capacité de fournir ces justificatifs d’achat. Cela suppose pour les élus de bien connaître ces règles.

Enfin, nous sommes en présence d’une matière qui peut évoluer. Récemment, la Chambre sociale de la Cour de cassation a jugé qu’il n’était pas possible de soumettre l’ouverture du droit des salariés et stagiaires au bénéfice des activités sociales et culturelles à une condition d’ancienneté. Nous attendons la position de l’Urssaf, qui acceptait jusque-là un critère d’ancienneté jusqu’à 6 mois sur ce sujet.

Quelle est la fréquence des contrôles Urssaf que vous observez ?

Bien connaître les règles applicables en matière de non-discrimination.

Le CSE peut faire à tout moment l’objet d’un contrôle de la part de l’Urssaf  :

• soit en direct pour un CSE employeur,
• soit, pour les CSE qui n’ont pas de salariés, via l’entreprise quand elle est elle-même contrôlée.

Même s’il n’y a pas de règle, on observe une fréquence tous les 4 ou 5 ans, avec parfois des rotations en cas d’établissements multiples. En cas de contrôle Urssaf de l’entreprise, la probabilité que le CSE soit aussi concerné est élevée.

C’est la raison pour laquelle il est important de bien connaître les règles applicables en matière de non-discrimination et de cotisations sociales pour les prestations mises en place par le CSE.

Le CSE peut prévoir un dispositif de prêts et secours. De quoi s’agit-il ?

Dans les œuvres sociales, si la trésorerie du CSE le permet, il est possible de faire des prêts aux bénéficiaires. Quant aux aides d’urgence, de premier secours, elles sont attribuées aux salariés en activité ou retraités.

• Le demandeur doit justifier d’une situation digne d’intérêt, comme un sinistre, les obsèques d’un proche, un accident de la vie ou une situation de surendettement.
• Le CSE, saisi par le salarié, se réunit en séance plénière et vote la mesure. Il peut s’agir d’un prêt ou bien d’une aide directe, par exemple, sous forme de bons d’achat ou d’une prise en charge directe de la dépense, dans les deux cas puisés dans le seul budget des activités sociales et culturelles.
• Le bénéficiaire signe alors un contrat de prêt avec un échéancier convenu pour le remboursement.

Quelles sont les règles à respecter vis-à-vis de l’Urssaf concernant les prêts et les secours ?

Un secours se doit d’être accordé de manière exceptionnelle.

La somme allouée en secours exceptionnel, si les conditions cumulatives sont bien respectées, est non assujettie à cotisations sociales.

En l’occurrence, un secours se doit d’être accordé de manière exceptionnelle, sans discrimination, pour un montant modeste et en réponse à cette situation digne d’intérêt. Dans le cas contraire, la somme allouée peut faire l’objet d’un redressement et, donc, être soumise à cotisations sociales.

Concernant la demande de prêt, elle doit donc être circonstanciée et avoir un caractère social pour être exonérée de cotisations sociales, c’est-à-dire remplir 4 critères cumulatifs  :

• Être mise en place principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise ;
• Être proposée à l’ensemble des salariés sans discrimination ;
• Ne pas être obligatoire pour l’employeur au titre d’une disposition légale ou conventionnelle ;
• Avoir pour finalité les conditions de vie ou de travail.