Gestion des ASC par les CSE : comment se préparer à la fête de Noël ?

Les bonnes questions à se poser

Avant de choisir les cadeaux pour les salariés et leurs enfants, certaines questions pratiques sont à poser, afin de vous orienter vers le prestataire qui répondra le mieux à vos besoins :

• Quel est le nombre de cadeaux à offrir ? Plus le nombre est important, plus vous devrez passer commande tôt ;
• Quelles sont les tranches d'âge des enfants concernés ? 
• Quel budget consacrez-vous par cadeau ?
• Quels sont les délais de livraison ? Cette information vous permet de créer un planning prévisionnel, de connaître les dates limite pour passer commande et de caler le jour de votre arbre de Noël ;
• Allez-vous opter pour la livraison et gérer vous-même l’emballage des cadeaux ? Ou bien pour une livraison clé en main ? En fonction de vos besoins, les délais de livraison et de commande sont variables.

Les différentes formules

Pour les CSE, il existe différentes formules pour commander les cadeaux de Noël des salariés et de leurs enfants.

• Le CSE gère tout. C’est l’option la plus chronophage et qui nécessite le plus d’organisation. C’est aussi l’option qui vous laissera le plus de liberté. Elle est adaptée aux petites entreprises, mais à éviter si vous avez plus d’une vingtaine de jouets à commander !

• Le CSE fait appel à un spécialiste du jouet. Les grandes enseignes de jeux et jouets proposent des formules clé en main, avec des catalogues sur mesure pour les CSE. C’est une formule facile et efficace.

• Le CSE opte pour les colis gourmands. Du made in France artisanal aux produits vegan, labellisés bio ou commerce équitable, il y en a pour tous les goûts. La tendance est celle de l’engagement du CSE dans une démarche RSE. Il reste toutefois difficile de répondre à toutes les contraintes alimentaires des salariés. Par ailleurs, la loi interdit aux entreprises de répertorier les salariés en fonction de leurs restrictions alimentaires. Pour offrir des colis gourmands aux salariés, le CSE doit également vérifier que son assurance couvre les biens, ces produits étant de sa responsabilité une fois livrés.

• Le CSE travaille avec un grossiste spécialisé, par exemple en jouet en bois, ou qui propose une sélection Made in France ou écologique. Les consommateurs sont de plus en plus sensibles aux démarches éco-responsables. 

• Le CSE propose des chèques-cadeaux. De nombreuses enseignes proposent cette formule aux CSE. Facile et simple à gérer pour les CSE, le chèque cadeau répond à toutes les envies des salariés. Il sert au plus grand nombre, enfants comme adolescents, et évite de mettre en place une logistique importante. Toutefois, le chèque cadeau répond à une règlementation précise.       

Points de vigilance sur la gestion du budget cadeaux

Les élus du CSE peuvent être amenés à organiser pour les salariés et leurs enfants l’arbre de Noël de l’entreprise, qui permet de partager un moment convivial de distribution de cadeaux. A ce titre, le CSE doit respecter certaines règles dans la gestion des ressources destinées au financement des activités sociales et culturelles (ASC).

Ce budget est constitué en partie par une contribution annuelle par l’employeur et est fixé par accord d’entreprise. Il est destiné à améliorer les conditions de vie, de travail et d’emploi des salariés dans l’entreprise, l’élu de CSE doit veiller à ce que les ASC soient non discriminatoires. En effet, l’ensemble du personnel doit pouvoir bénéficier des cadeaux de Noël, sans discrimination ni exclusion.

Le CSE ne peut pas s’appuyer sur des critères par nature discriminatoires comme l’âge, le sexe, l’origine, l’appartenance à une religion ou un syndicat pour faire varier le montant de sa participation à une activité (article L. 1132-1 du Code du travail; et article 225-1 du Code pénal). Il ne peut pas davantage exclure une catégorie du personnel du bénéfice d’une activité.

Toutefois, le respect de cette obligation n’interdit pas au CSE de conditionner l’attribution d’un avantage au respect d’un ou de plusieurs critères objectifs combinés tels que :

• le quotient familial,
• la situation familiale,
• le nombre d’enfants à charge,
• les revenus du salarié,
• l’ancienneté.

En tout état de cause, l’interdiction des discriminations doit être respectée.

Les seuils d’exonération

Dans l’attribution de chèques-cadeaux, bons d’achat et cadeaux à vos salariés, il est possible d'être exonéré de cotisations et contributions sociales si le montant ne dépasse pas le seuil autorisé.

Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 183 € en 2023), ce montant est exonéré de cotisations de sécurité sociale.

Si le montant des chèques-cadeaux, bons d’achat ou cadeaux dépasse le seuil, il est encore possible de bénéficier de l’exonération.

À condition de remplir 3 critères :

• Les bons d’achats, chèques-cadeaux et/ou cadeaux attribués à un salarié doivent être donnés dans le cadre d’un événement particulier :
  • naissance ou adoption,
  • mariage ou pacs,
  • départ à la retraite,
  • fête des mères ou des pères,
  • la fête de Sainte-Catherine ou de Saint-Nicolas (à ce sujet nous vous conseillons de prendre connaissance de toutes les précisions directement sur le site Internet de Urssaf),
  • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
  • la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité). Notez que par « rentrée scolaire », il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire… peu importe la nature de l’établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage, etc.
• Pour les bons d’achat, leur utilisation doit être déterminée. En effet, comme le précise l’Urssaf : « le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins ».
  • Par exemple, un bon attribué au titre du Noël des enfants devra permettre l’accès à des biens en rapport avec un tel évènement comme des jouets, disques, vêtements, équipements de loisirs ou sportifs.
• Le montant ne doit pas être disproportionné et doit rester sous les 5  % du plafond mensuel de la sécurité sociale par événement et par année civile. Il existe des exceptions dans certains cas particuliers (cas des conjoints travaillant dans la même entreprise, naissance, rentrée scolaire, Noël des enfants).

Si ces conditions ne sont pas remplies, les bons d’achat, chèques-cadeaux et/ou cadeaux sont alors soumis aux cotisations et contributions de sécurité sociale pour leur montant global dès le premier euro.