Séverine Parra (CFTC) : « Organiser l’arbre de Noël en CSE est un véritable travail d'équipe »

Depuis combien de temps assurez-vous la gestion des activités sociales et culturelles du CSE d’Ingénico ?

Je m’en charge depuis environ 15 ans. Nous avons désormais une assistante dédiée qui s’occupe notamment de la demande des devis aux différents prestataires.

Quant à la commission ASC (activités sociales et culturelles), nous laissons toutes les bonnes volontés s’impliquer en dehors de leurs heures de travail. Sur le site à Paris, elle se compose d’une dizaine de personnes et nous nous réunissons parfois sur l’heure du déjeuner notamment pour l’organisation des fêtes de Noël. Nous échangeons également par mail sur le sujet.

Comment choisissez-vous les activités de l’arbre de Noël ?

On ne peut pas satisfaire toutes les demandes des salariés.

Nous demandons toujours aux salariés faisant partie de la commission des ASC s’ils ont des souhaits particuliers dans l’organisation des festivités, par exemple sur la thématique choisie. En effet, nous essayons d’avoir une thématique différente chaque année pour que chaque salarié puisse s’impliquer dans des activités susceptibles de leur plaire.

Cependant, on ne peut pas satisfaire toutes les demandes des salariés concernés par ces festivités. Avec les enfants, nous sommes environ 300 personnes. Certains ont des petits enfants, d’autres ont des enfants adolescents, d’autres sont célibataires, etc.

En 2022, nous avions choisi de l’organiser dans un parc d’attraction privatisé dans lequel il y avait des toboggans géants, des piscines à balles, etc. Comme la tranche d'âge à laquelle ces activités se destinaient allait de 3 à 10 ans, cette année nous allons essayer de satisfaire un autre public…mais c’est encore un secret !

Par le passé, nous avons également organisé pour les plus grands un karting intérieur avec un laser game. Quand le Père Noël ne parvient pas à distribuer les cadeaux à l’ensemble des enfants, les membres de la commission participent et aident.

Quelles sont les différentes étapes de l’organisation de l’arbre de Noël ?

Il faut s’y prendre le plus tôt possible pour avoir le plus de choix possibles.

Nous commençons les discussions en mars et nous déterminons à ce moment-là le montant de l’enveloppe du budget que devra allouer le CSE. Nous faisons tout pour ne pas dépasser le budget, même si nous pouvons demander une enveloppe supplémentaire.

Assez rapidement, nous bloquons la réservation du lieu choisi et la date. Il faut s’y prendre le plus tôt possible pour avoir le plus de choix possibles, notamment pour les salariés qui peuvent être très occupés en fin d’année. Parfois nous organisons l'événement le soir pour un apéro dinatoire ou l’après-midi pour un goûter.

Dans la mesure du possible, nous optons pour une formule clé en main qui comprend la totalité des prestations : le lieu, le traiteur pour l’apéritif ou le goûter, la sono, les activités, etc. 

Comment choisissez-vous les cadeaux à offrir ?

Ce que l’enfant va retenir, c’est surtout la rencontre avec le père Noël et la photo souvenir.

Nous optons pour des cartes-cadeaux pour les salariés. Pour l’arbre de Noël, nous tenons à la tradition de la distribution des cadeaux aux 150 enfants des salariés par un Père Noël. Nous déterminons le budget par tranche d'âge, mais il ne s'élève qu'à une poignée d’euros. Ce que l’enfant va retenir, c’est surtout la rencontre avec le père Noël et la photo souvenir.

Nous ne choisissons pas les jouets en fonction du sexe mais de leur qualité écoresponsable. Cela peut être des jouets en bois, donc en évitant au maximum le plastique ou un livre. Nous privilégions les jouets pédagogiques qui stimulent l’intelligence. Par ailleurs, notre choix se porte sur des fabricants locaux.

Avez-vous des conseils à donner pour l’organisation des fêtes de Noël ?

Je recommande de se faire aider dans cette organisation.

En toute circonstance, il faut garder son calme jusqu'à la dernière minute. En effet, il y a toujours des imprévus, comme des annulations, qui sont inévitables. Comme il s’agit d’un moment de joie partagé, il ne faut pas se laisser envahir par le stress mais relativiser et en profiter.

Je recommande de se faire aider dans cette organisation qui peut être chronophage et stressante, notamment par les formules clés en main proposées par les différents prestataires, surtout quand l’entreprise compte plus de 50 salariés. 

Si une entreprise ne dispose pas d’un budget suffisant pour opter pour la formule clé en main, je recommande de s’organiser en équipe bien en avance, petit à petit, pour avoir le temps de régler tous les détails. Avec l’aide des prestataires d'événementiel ou pas, l’organisation de l’arbre de Noël est un véritable travail d'équipe !