Marion Edern (Syndex) : « Bien tenir sa comptabilité passe par une organisation rigoureuse »

Quelles sont les obligations principales qui s’appliquent à la gestion comptable des CSE ?

En fonction de leur taille, les CSE ont des obligations comptables différentes. Les ressources du CSE recouvrent les dotations suivantes de la direction :

• Les œuvres sociales et culturelles (ASC) ;
• Le budget des activités économiques et professionnelles (AEP ex- fonctionnement).

Pour les petits CSE dont les ressources sont inférieures à 153.000 €, il n’est pas obligatoire de recourir à un expert-comptable ;

Les CSE dont les subventions dépassent 153.000 € doivent confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable.

En revanche, l’obligation de tenir une comptabilité est la même pour tout le monde, avec des exigences différentes. En effet, elle doit être tenue avec :

• Des recettes et des dépenses suivies de manière chronologique entre le 1^er janvier et le 31 décembre ;
• Des justificatifs pour l’ensemble des dépenses et des recettes ;
• Une affectation de chaque dépense et recette en fonction du budget (ASC ou fonctionnement). Il y a souvent des erreurs sur ce point. 
• Les opérations de clôture en fin d’exercice (stocks, charges à payer…)

Quels sont vos conseils pratiques aux élus de CSE ?

Il est recommandé que le règlement intérieur définisse le rôle et les responsabilités de chacun.

Bien tenir sa comptabilité passe par une organisation rigoureuse. Cela signifie qu’il faut affecter une responsabilité au trésorier et ne pas hésiter à faire appel à un cabinet extérieur. Cela rassure sur le fait d'être en règle et d'être plus transparent dans ses missions, en particulier pour des élus qui ne sont pas aguerris. 

Par ailleurs, le minimum requis est de savoir se servir d’Excel. En effet, tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec cet outil souvent utilisé par les petits CSE. Les gros CSE ont des logiciels comptables de gestion. Ceux qui ont le plus de moyens disposent de salariés qui tiennent leur comptabilité.

Enfin, pour se sécuriser au maximum, il est recommandé que le règlement intérieur définisse le rôle et les responsabilités de chacun. En effet, le trésorier a vu ses responsabilités renforcées et multipliées depuis le 1ᵉʳ janvier 2015 sur toute la gestion comptable et financière du CSE. 

Comment le CSE peut-il se prémunir d’un risque Urssaf ?

Les collègues du CSE peuvent demander à ce que cette dépense soit réimputée sur le bon budget.

Tout d’abord, il convient de rappeler que l’aide versée au salarié est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des frais réellement engagés par le salarié et dans la limite d’un plafond annuel. Pour apprécier ce seuil, il est nécessaire de cumuler la participation du CSE et celle de l’employeur (2 421 euros en 2024).

Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, ce montant, soit 193 € en 2024, est non assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.

L’Urssaf n’embêtera pas un CSE s’il affecte mal une dépense. En revanche, les collègues du CSE peuvent demander à ce que cette dépense soit réimputée sur le bon budget. Les risques pour un CSE sont les suivants :

• Un détournement de fonds ;
• L’Urssaf qui vient par l’entreprise, car un CSE n’est jamais contrôlé seul. Ainsi, un contrôleur contrôlera les comptes de l’entreprise en même temps que les comptes du CSE. 

Les risques pèsent sur de nombreuses activités des CSE, comme l’indique le guide publié par l’Urssaf. Le redressement est un risque significatif, dès lors qu’on ne respecte pas les règles concernant les plafonds, les seuils, etc.

Est-il obligatoire d’avoir des comptes bancaires distincts en fonction des budgets de CSE ?

Ce n’est pas une obligation comptable mais c’est préconisé. Pour plus de simplicité dans le suivi des dépenses et des recettes, les élus ont généralement un compte rattaché à chacun des budgets de fonctionnement et ASC. Il est possible de faire des transferts de comptes s’il y a un suivi, mais c’est rarement fait par les élus.

Lors des formations que Syndex dispense aux élus, quelles sont les questions les plus récurrentes au sujet de la gestion comptable du CSE ?

La principale question est de savoir si la dépense relève du budget des AEP ou du budget des ASC. Sinon, ce sont le plus souvent des questions qui recouvrent de la technique comptable. Par exemple, cet achat est une charge ou une immobilisation.

En effet, certaines dépenses peuvent être immobilisées de manière comptable. Sur l’achat d’un ordinateur portable à 1500 euros, nous leur expliquons qu’il sera amorti en trois ans dans le compte de résultat de l’exercice : ceci se traduit par un étalement de la charge sur trois années. Ce sont des choses qui ne sont pas tout à fait simples à comprendre pour une personne qui n’a jamais fait de comptabilité.

Quelles évolutions observez-vous dans la gestion comptable des CSE ?

L’information et la communication des salariés a évolué dans le bon sens.

Nous observons une évolution sur la typologie des œuvres sociales, qui sont davantage tournées vers le développement durable et solidaire. C’est une bonne chose à mon sens. C’est notamment le cas des voyages proposés par le CSE.

Par ailleurs, au-delà de la tenue de la comptabilité, l’information et la communication des salariés a évolué dans le bon sens, notamment au moment de l’approbation des comptes du CSE. C’est le moment pour communiquer sur le rapport d’activité, le nombre de voyages, de sorties dans l’année, etc. Syndex accompagne également les élus pour ces prestations de communication.