ASC : comment le CSE peut se prémunir d’un risque d’un redressement Urssaf ?

Formaliser par écrit les règles d’attribution

Le CSE doit démontrer que les critères d’attribution des prestations existent, qu’ils sont applicables et portés à la connaissance des salariés.

Il doit définir pour chaque prestation la nature des justificatifs à produire, dont le but est de justifier de la situation familiale et/ou financière. Les justificatifs sont les suivants :

• Le quotient familial ;
• La copie du livret de famille ;
• L’extrait d’acte de naissance ;
• Le certificat de mariage, de Pacs ou de concubinage, etc.

La collecte des informations et des justificatifs doit être proportionnée par rapport aux prestations ASC pour respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

L’intérêt d’une organisation comptable dématérialisée

Pour l’ensemble des justificatifs comptables, c’est le moment de songer à une organisation comptable dématérialisée. En effet, il est utile de s'équiper d’un scanner et de scanner régulièrement vos factures, relevés bancaires et contrats.

Certains CSE sont équipés de logiciels de gestion adaptés aux CSE et ceux-ci permettent généralement d’y insérer tous ces documents.

Assurer la tenue de la comptabilité

Le CSE doit être en mesure de fournir une comptabilité bien tenue, une liste des bénéficiaires faisant ressortir, pour chaque salarié :

• Les différents avantages octroyés ;
• Un catalogue des activités du CSE ;
• L’ensemble des factures ;
• Les justificatifs fournis par les salariés.

Une comptabilité insuffisante ou inexacte peut aboutir à une taxation forfaitaire, en cas de contrôle par l’Urssaf.

En cas de doute, il est important de demander un rescrit social. En effet, les CSE peuvent le demander pour se protéger. Le rescrit social est un dispositif qui permet à tout cotisant de solliciter son Urssaf via internet ou par écrit postal. Il s’agit d’obtenir pour une situation précise une décision explicite sur l’application de la réglementation.

Le rescrit social permet de :

• Sécuriser une situation ;
• D’éviter de rester dans l’incertitude quant à la juste application des dispositions du Code de la Sécurité sociale ;
• D’obtenir une réponse écrite qui engage l’Urssaf pour l’avenir.

Par exemple, si l’Urssaf confirme une exonération de cotisations, il ne pourra pas y avoir de redressement.

Dans la demande, qui doit en fait être adressée à l’Urssaf par l’employeur, il faudra notamment indiquer la nature et le montant de l’avantage et les critères de modulation.

L’Urssaf dispose d’un délai de trois mois pour notifier sa décision. L’absence de réponse dans ce délai lui interdit de procéder au redressement pour la période comprise entre la date d’expiration du délai de réponse et la notification de la réponse explicite.

Aucun redressement ne peut être opéré sur le point précis qui a fait l’objet de la demande jusqu’à ce que l’organisme rende une décision explicite. Ainsi, si la demande portait sur l’application d’une exonération ou d’une pratique, que le demandeur n’a pas attendu la réponse de l’Urssaf pour la mettre en œuvre, et que la réponse apportée est négative, la période de retard de l’Urssaf ne peut pas faire l’objet d’un redressement.

Le redressement ne pourra porter que sur la période d’instruction de trois mois, et sur celle postérieure à la décision prise par l’organisme.

En cas de doutes, il est préférable d’interroger l’Urssaf, plutôt que de poursuivre des pratiques susceptibles de faire l’objet d’un redressement par la suite. Aussi, et dans l’hypothèse ou l’employeur ou le CSE ferait l’objet d’un contrôle sur place, la décision préalablement rendue par l’Urssaf dans le cadre d’un rescrit social serait opposable si le redressement envisagé venait en contradiction avec ladite décision.

Se préparer pour finaliser la clôture de vos comptes 

Pour faciliter votre clôture des comptes, les préconisations sont les suivantes :

• Veillez à établir un inventaire des biens acquis par le CSE (ordinateurs, logiciels, mobiliers etc.) ;
• Préparez aussi un inventaire matérialisé de vos stocks et de vos caisses au 31 décembre ;
• Pensez également à établir une liste des en-cours, à savoir les contrats et les prêts en cours etc.) et les opérations à cheval sur deux exercices ;
• Listez l’ensemble des activités pour lesquelles vous aviez payé des acomptes et qui n’ont pu se concrétiser compte tenu du contexte.

Songez à recenser tous les éléments nécessaires à l’établissement de votre rapport de gestion, notamment l’ensemble de vos PV de réunion de CSE.