Henri Torres (Secafi) : « Il est essentiel d'être accompagné dès le début d’un mandat de CSE »

Vous accompagnez les élus depuis plus de 20 ans sur les sujets relatifs au renouvellement de mandat. Quelles évolutions avez-vous pu observer ?

Pour tout démarrage, vous constatez de bonnes et de moins bonnes pratiques.

Le mandat précédent était le premier exercice de plein effet du nouveau CSE. Pour tout démarrage, vous constatez de bonnes et de moins bonnes pratiques. Le début du nouvel exercice est l’occasion de redéfinir nos nouvelles règles pour l’équipe, qu’elle soit sortante ou nouvellement élue.

Concernant le rapport de fin de mandat exigé par l’article R2315-39 du Code du travail, les membres du CSE sortant rendent compte de leur gestion au nouveau comité, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles (ASC) du comité.

Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l’administration et l’activité exercées lors du précédent mandat. Cependant, tous les élus de CSE ne sont pas forcément au courant de cet exercice.

Chez Secafi, nous privilégions un état des lieux, le plus exhaustif possible, de leur mandature.

Que contient un rapport de fin de mandat ?

Le rapport de fin de mandat peut contenir de nombreux éléments. Par exemple, lors de missions récentes, nous avons travaillé sur un rapport de fin de mandat type, dont les axes étaient les suivants :

• Un organigramme précis de la dernière gouvernance : bureau, nombre d'élus, noms, et nombre, intitulé et missions des commissions obligatoires et facultatives ;
• Une demande de confirmation bancaire, par laquelle vous obtenez l’état du compte bancaire, les personnes habilitées à signature. Une fois le dossier obtenu, les élus du précédent mandat demandent un arrêté des comptes de leur exercice, ce qui permet de vérifier l’évolution du solde bancaire avant le premier tour des élections.
• Un rapport détaillé sur le budget consommé et son utilisation annuelle ;
• Un état des lieux du patrimoine à la date la plus proche des élections ;
• Un tableau des investissements et du matériel à la fin du mandat ;
• les codes d’accès des différents outils de trésorerie ou de comptabilité ;
• Une indication des lieux d’archivage. En effet, les élus de CSE ont l’obligation de conserver toutes les archives physiques, comme dématérialisées, dans le local mis à disposition par la direction ;
• Un état des créances et des dettes ;
• L’existence d’un règlement intérieur ;
• Un état des conventions signées avec les prestataires et des engagements liés aux activités sociales et culturelles (ASC).

Le rapport de fin de mandat ainsi établi réunit ces principales informations. Il est alors envoyé aux élus par l’expert-comptable. 

La transition entre deux CSE n’est pas toujours un exercice facile. Quels conseils donnez-vous aux représentants du personnel ?

Il est essentiel d'être accompagné dès le début de l’exercice de son mandat.

Compte tenu du contenu exhaustif d’un rapport de fin de mandat, je conseille aux élus de le présenter en réunion et de le faire valider en séance plénière, ce qui n’est pas, dans les textes, obligatoire.

Ainsi, les nouveaux élus ont un accès à toutes les informations de l’ancienne mandature dont ils ont besoin, comme un trait d’union avec le début de leur mandat. 

Je conseille aux nouveaux élus de bien s’informer dès le début de mandat pour obtenir les meilleures règles d’un bon pilotage.

Par ailleurs, il est essentiel d'être accompagné dès le début de l’exercice de son mandat. En effet, il est déjà trop tard de le faire en milieu ou en fin de mandat, car certaines moins bonnes habitudes peuvent être déjà prises.

Quelles sont les erreurs que vous observez au cours d’un début de mandat ?

En résumé, il faut toujours rester raisonnable dans la gestion des budgets du CSE.

Comme pour tout nouvel emploi ou arrivée dans une entreprise, il faut doter les élus gestionnaires des outils nécessaires au bon fonctionnement de leur instance. Avec cette exigence qu’à la sortie, il leur revient de restituer lesdits outils.

Par ailleurs, en restant dans des cas purement concrets, en cas de repas réunissant les membres du CSE, il ne faut pas oublier de déclarer le motif de ce repas. En résumé, il faut toujours rester raisonnable dans la gestion des budgets du CSE et ne pas les mélanger.

Pour rappel, il convient de distinguer :

• Le budget de fonctionnement servant à financer les frais de déplacement des membres du CSE effectués dans le cadre de leurs missions, à fournir ou à rembourser les fournitures de bureau nécessaires à l’exercice du mandat ;
• Le budget lié aux ASC, dont la contribution est versée chaque année par l’employeur, pour le financement des activités sociales et culturelles de l’entreprise.

Ce sont des règles de bon sens à respecter tout le long du mandat.